مجموعة كروس كوليدج هي مؤسسة تعليمية رائدة في مالطا، مكرسة لتقديم تعليم عالي الجودة وتمكين الطلاب بالمعرفة والمهارات والقيم اللازمة للنجاح مدى الحياة. تعزز المؤسسة الابتكار والتفكير النقدي والإبداع والوعي العالمي، مما يهيئ الأفراد للازدهار في عالم تنافسي ومترابط.
• عملية قبول الطلاب اليدوية التي تؤدي إلى تأخير في التقاط العملاء المحتملين وتتبع الطلبات.
• صعوبة في تحديد وتتبع العملاء المحتملين الذين يتم توليدهم عبر وكلاء تعليم متعددين.
• عدم وجود نظام مركزي لإدارة وثائق الطلاب مثل جوازات السفر والسير الذاتية والشهادات الأكاديمية والسجلات المتعلقة بالتأشيرات.
• سجلات طلاب مكررة وغير مكتملة ناتجة عن القبول الذي يتم عبر قنوات متعددة مثل نماذج الموقع الإلكتروني واستفسارات البريد الإلكتروني والوكلاء.
• رؤية محدودة لسير عمل التحقق من الطلاب والموافقة عليهم والقبول.
• إنشاء يدوي لوثائق القبول وخطابات العرض والدعوات وخطابات الإقامة.
• تحديات في تتبع تحصيل الرسوم، وجداول أقساط الدفع المتساوية (EMI)، ومراحل الدفع، وعمولات الوكلاء.
• أنظمة غير متصلة بين فرق القبول والتوثيق والتسويق والمالية.
• عدم القدرة على قياس أداء الحملات التسويقية عبر إعلانات Meta وإعلانات Google وقنوات الوكلاء.
تم تطبيق حل شامل لإدارة القبول ودورة حياة الطلاب باستخدام تطبيقات Zoho. استغل النظام Zoho Forms للقبول، وZoho CRM لإدارة العملاء المحتملين ومعالجة القبول، وZoho WorkDrive لإدارة المستندات، وZoho Books لتحصيل الرسوم والفواتير وتتبع أقساط الدفع المتساوية (EMI) والإيصالات وإدارة مدفوعات الوكلاء.
1. Zoho Forms
• تم تطوير نموذج قبول رئيسي مع وسم وكيل ديناميكي.
• تم تكوين حقول مخفية، وعناوين URL فريدة، وقواعد التحقق، ومعلومات أكاديمية إلزامية، وإدارة الموافقات.
• تم تمكين إنشاء العملاء المحتملين تلقائيًا بأرقام مرجعية قبول فريدة.
2. Zoho CRM
• تم إعداد استقبال العملاء المحتملين من نماذج Zoho ونماذج الموقع وتطبيقات البريد الإلكتروني.
• تم تطبيق منع التكرار بناءً على البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف المحمولة.
• تم إنشاء وحدة مخصصة لإدارة الوكلاء لتتبع الوكلاء والعمولات والعقود والأداء.
• تم إعداد سير عمل التحقق من المستندات ومخططات الموافقة على القبول.
• تم تطبيق إشعارات البريد الإلكتروني التلقائية وقوالب دمج المراسلات للتواصل مع الطلاب.
• تم إنشاء تتبع مراحل الدفع، وتذكيرات الأقساط الشهرية (EMI)، وأنشطة المتابعة.
• تم دمج وظيفة تحليل الموقع والبريد الإلكتروني لإنشاء العملاء المحتملين تلقائيًا.
3. Zoho WorkDrive
• تم إنشاء مستودعات مستندات خاصة بالطلاب.
• تمت أتمتة إنشاء المجلدات لكل طالب.
• تم وضع عمليات منظمة لجمع المستندات لمتطلبات التأشيرة والقبول.
• تم ربط مجلدات WorkDrive مباشرة بسجلات الطلاب في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM).
4. Zoho Books
• تم إعداد سجلات الطلاب كعملاء والوكلاء كموردين.
• تمت أتمتة فواتير الرسوم، وأوامر البيع، وجداول فواتير الأقساط الشهرية (EMI)، وإدارة الإيصالات.
• تم تطبيق تتبع دفع العمولات للوكلاء.
