Cross College Group es una institución educativa líder en Malta, dedicada a proporcionar educación de calidad y a capacitar a los estudiantes con los conocimientos, habilidades y valores necesarios para el éxito a lo largo de toda la vida. La institución fomenta la innovación, el pensamiento crítico, la creatividad y la conciencia global, preparando a las personas para prosperar en un mundo competitivo e interconectado.
• Proceso manual de admisión de estudiantes que provoca retrasos en la captura de leads y el seguimiento de solicitudes.
• Dificultad para identificar y rastrear leads generados a través de múltiples agentes educativos.
• Falta de un sistema centralizado para gestionar documentos de estudiantes como pasaportes, currículums, certificados académicos y registros relacionados con visados.
• Registros de estudiantes duplicados e incompletos resultantes de admisiones que llegan a través de múltiples canales, como formularios web, consultas por correo electrónico y agentes.
• Visibilidad limitada de los flujos de trabajo de verificación, aprobación y admisión de estudiantes.
• Generación manual de documentos de admisión, cartas de oferta, invitaciones y cartas de alojamiento.
• Desafíos en el seguimiento del cobro de tarifas, cronogramas de cuotas (EMI), hitos de pago y comisiones de agentes.
• Sistemas desconectados entre los equipos de admisiones, documentación, marketing y finanzas.
• Incapacidad para medir el rendimiento de las campañas de marketing en Meta Ads, Google Ads y canales de agentes.
Se implementó una solución integral de gestión del ciclo de vida de admisiones y estudiantes utilizando aplicaciones de Zoho. El sistema utilizó Zoho Forms para las admisiones, Zoho CRM para la gestión de leads y el procesamiento de admisiones, Zoho WorkDrive para la gestión de documentos y Zoho Books para el cobro de tarifas, facturación, seguimiento de cuotas (EMI), recibos y gestión de pagos a agentes.
1. Zoho Forms
• Se desarrolló un formulario de admisión maestro con etiquetado dinámico de agentes.
• Se configuraron campos ocultos, URL únicas, reglas de validación, información académica obligatoria y gestión de consentimientos.
• Se habilitó la creación automática de leads con números de referencia de admisión únicos.
2. Zoho CRM
• Se configuró la captación de leads desde Zoho Forms, formularios del sitio web y aplicaciones de correo electrónico.
• Se implementó la prevención de duplicados basada en correos electrónicos y números de móvil.
• Se creó un módulo personalizado de gestión de agentes para rastrear agentes, comisiones, contratos y rendimiento.
• Se configuraron flujos de trabajo de verificación de documentos y esquemas de aprobación de admisiones.
• Se implementaron notificaciones automáticas por correo electrónico y plantillas de combinación de correspondencia para la comunicación con los estudiantes.
• Se estableció el seguimiento de hitos de pago, recordatorios de cuotas mensuales y actividades de seguimiento.
• Se integró la funcionalidad de análisis de sitios web y correos electrónicos para la creación automática de leads.
3. Zoho WorkDrive
• Se crearon repositorios de documentos específicos para estudiantes.
• Se automatizó la creación de carpetas para cada estudiante.
• Se establecieron procesos estructurados de recopilación de documentos para los requisitos de visado y admisión.
• Se vincularon las carpetas de WorkDrive directamente con los registros de estudiantes del CRM.
4. Zoho Books
• Se configuraron los registros de estudiantes como clientes y los agentes como proveedores.
• Se automatizó la facturación de tarifas, los pedidos de venta, las programaciones de facturación de cuotas mensuales y la gestión de recibos.
• Se implementó el seguimiento del pago de comisiones para los agentes.
