Cross College Group est un établissement d'enseignement de premier plan à Malte, dédié à offrir une éducation de qualité et à doter les étudiants des connaissances, des compétences et des valeurs nécessaires à une réussite durable. L'établissement encourage l'innovation, la pensée critique, la créativité et la conscience mondiale, préparant les individus à s'épanouir dans un monde compétitif et interconnecté.
• Processus manuel d'admission des étudiants entraînant des retards dans la capture des prospects et le suivi des candidatures.
• Difficulté à identifier et suivre les prospects générés par plusieurs agents éducatifs.
• Manque de système centralisé pour la gestion des documents étudiants tels que les passeports, CV, certificats académiques et dossiers liés aux visas.
• Dossiers étudiants dupliqués et incomplets résultant d'admissions provenant de multiples canaux tels que les formulaires de site web, les demandes par e-mail et les agents.
• Visibilité limitée sur les flux de travail de vérification, d'approbation et d'admission des étudiants.
• Génération manuelle de documents d'admission, lettres d'offre, invitations et lettres d'hébergement.
• Difficultés à suivre la collecte des frais, les échéanciers de versements (EMI), les étapes de paiement et les commissions des agents.
• Systèmes déconnectés entre les équipes d'admission, de documentation, de marketing et de finance.
• Incapacité à mesurer la performance des campagnes marketing sur Meta Ads, Google Ads et les canaux d'agents.
Mise en œuvre d'une solution de gestion de bout en bout des admissions et du cycle de vie des étudiants à l'aide des applications Zoho. Le système a utilisé Zoho Forms pour les admissions, Zoho CRM pour la gestion des prospects et le traitement des admissions, Zoho WorkDrive pour la gestion des documents, et Zoho Books pour la collecte des frais, la facturation, le suivi des versements (EMI), les reçus et la gestion des paiements aux agents.
1. Zoho Forms
• Développement d'un formulaire d'admission principal avec balisage dynamique des agents.
• Configuration de champs masqués, d'URL uniques, de règles de validation, d'informations académiques obligatoires et de gestion des consentements.
• Activation de la création automatique de prospects avec des numéros de référence d'admission uniques.
2. Zoho CRM
• Configuration de la collecte des prospects à partir de Zoho Forms, des formulaires de site web et des applications de messagerie.
• Mise en place d'un système de prévention des doublons basé sur les adresses e-mail et les numéros de téléphone portable.
• Création d'un module de gestion des agents personnalisé pour suivre les agents, les commissions, les contrats et les performances.
• Configuration des flux de travail de vérification des documents et des modèles d'approbation d'admission.
• Mise en place de notifications par e-mail automatisées et de modèles de publipostage pour la communication avec les étudiants.
• Établissement du suivi des étapes de paiement, des rappels de mensualités (EMI) et des activités de suivi.
• Intégration des fonctionnalités d'analyseur de site web et d'e-mail pour la création automatique de prospects.
3. Zoho WorkDrive
• Création de référentiels de documents spécifiques aux étudiants.
• Automatisation de la création de dossiers pour chaque étudiant.
• Mise en place de processus structurés de collecte de documents pour les exigences de visa et d'admission.
• Liaison directe des dossiers WorkDrive avec les dossiers étudiants du CRM.
4. Zoho Books
• Configuration des dossiers étudiants en tant que clients et des agents en tant que fournisseurs.
• Automatisation de la facturation des frais, des commandes clients, des calendriers de facturation des mensualités (EMI) et de la gestion des reçus.
• Mise en place du suivi des paiements de commissions pour les agents.
