Avant de mettre en œuvre la solution, plusieurs défis ont été identifiés. La gestion de deux comptes Zoho Books distincts (centres de données nationaux et américains) sans intégration a entraîné des silos de données, ce qui a rendu difficile le maintien de la cohérence entre Zoho Projects et Zoho Books. Le processus manuel d'ajout de projets à Zoho Books et de mise à jour des identifiants de projet dans Zoho Projects prenait beaucoup de temps et était sujet à des erreurs. Le suivi et la gestion manuels des statuts des jalons créaient des inefficacités, ce qui compliquait la tâche de s'assurer que seuls les jalons franchis étaient facturés. L'absence d'automatisation dans la génération des factures en fonction de l'achèvement des étapes a entraîné des retards dans la facturation, ce qui a eu un impact sur les flux de trésorerie et les opérations financières. Sans processus planifié, les tâches quotidiennes de synchronisation des données et de conversion des jalons en factures nécessitaient une supervision manuelle constante, ce qui réduisait la productivité. En outre, l'absence de mises à jour automatisées a rendu difficile le suivi des progrès, l'état des jalons et la facturation en temps réel, ce qui a entraîné des inefficacités opérationnelles. Ces défis ont mis en évidence la nécessité d'un flux de travail intégré et automatisé pour améliorer la cohérence des données, réduire les tâches manuelles et rationaliser les opérations.

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Sur la base des exigences fournies, nous avons recommandé l'utilisation de Zoho Projects et Zoho Books pour répondre efficacement à leurs besoins.

La mise en œuvre implique la rationalisation des opérations sur deux comptes Zoho Books, l'un hébergé dans le centre de données indien et l'autre dans le centre de données américain. L'éditeur indien Zoho Books est utilisé pour gérer les données créées directement sur la plateforme, tandis que le logiciel américain Zoho Books est intégré à Zoho Projects pour garantir un flux de données fluide.

Lorsqu'un projet est créé dans Zoho Projects, il est automatiquement ajouté au module Client de Zoho Books aux États-Unis, et l'identifiant correspondant est mis à jour dans Zoho Projects pour des raisons de cohérence. Les jalons de Zoho Projects sont surveillés et seuls ceux marqués comme « Terminés » sont ajoutés en tant que projets dans Zoho Books. Une fois ajoutées, les factures sont générées pour ces jalons et leur statut est mis à jour et passe à « Facturé » pour des raisons de clarté et de suivi des progrès.

Pour garantir l'efficacité, l'ensemble de ce processus est programmé pour s'exécuter automatiquement tous les jours à midi, rationalisant les opérations et réduisant les efforts manuels tout en préservant l'exactitude des données sur toutes les plateformes.

Impelsys Inc., créée en 2001 et dont le siège social est situé à New York, est un leader mondial des solutions de transformation numérique. Avec des bureaux en Inde et en Europe (Portugal et Pays-Bas), la société se consacre à la diffusion des connaissances grâce à des technologies innovantes. Impelsys est spécialisée dans les produits et les plateformes, les services technologiques d'entreprise et les services d'apprentissage et de contenu, utilisant des technologies avancées telles que l'IA, le ML, le cloud, l'analytique et d'autres solutions émergentes.

En tant qu'organisation certifiée CMMi de niveau 3 avec un effectif de plus de 1 000 employés et des centres de distribution à travers le monde, Impelsys associe expertise et innovation pour proposer des solutions efficaces à ses clients. L'entreprise s'engage à offrir l'excellence, en permettant aux entreprises de s'adapter à l'ère numérique tout en favorisant une approche axée sur les objectifs pour créer un monde meilleur et plus informé.