Antes de implementar la solución, se identificaron varios desafíos. La administración de dos cuentas independientes de Zoho Books (centros de datos de Estados Unidos y de Estados Unidos) sin integración generaba silos de datos, lo que dificultaba mantener la coherencia entre Zoho Projects y Zoho Books. El proceso manual de agregar proyectos a Zoho Books y actualizar los identificadores de los proyectos en Zoho Projects consumía mucho tiempo y era propenso a errores. El seguimiento y la administración de los estados de los hitos de forma manual generaban ineficiencias, lo que dificultaba garantizar que solo se facturaran los hitos completados. La falta de automatización a la hora de generar facturas en función de la finalización de los hitos provocó retrasos en la facturación, lo que repercutió en el flujo de caja y en las operaciones financieras. Sin un proceso programado, las tareas diarias de sincronización de datos y conversión de hitos en facturas requerían una supervisión manual constante, lo que reducía la productividad. Además, la ausencia de actualizaciones automatizadas dificultaba el seguimiento del progreso, el estado de los hitos y la facturación en tiempo real, lo que generaba ineficiencias operativas. Estos desafíos subrayaron la necesidad de un flujo de trabajo integrado y automatizado para mejorar la coherencia de los datos, reducir los esfuerzos manuales y agilizar las operaciones.

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Basándonos en los requisitos proporcionados, hemos recomendado el uso de Zoho Projects y Zoho Books para abordar sus necesidades de manera efectiva.

La implementación implica simplificar las operaciones en dos cuentas de Zoho Books, una alojada en el centro de datos de la India y la otra en el centro de datos de EE. UU. Zoho Books de la India se utiliza para gestionar los datos creados directamente en la plataforma, mientras que Zoho Books de los Estados Unidos se integra con Zoho Projects para garantizar un flujo de datos fluido.

Cuando se crea un proyecto en Zoho Projects, se agrega automáticamente al módulo de clientes en Zoho Books de EE. UU., y el ID correspondiente se actualiza nuevamente en Zoho Projects para mantener la coherencia. En Zoho Projects se supervisan los hitos y solo los marcados como «Completados» se agregan como proyectos en Zoho Books. Una vez agregados, se generan las facturas de estos hitos y su estado se actualiza a «Facturado» para mantener la claridad y el seguimiento del progreso.

Para garantizar la eficiencia, todo este proceso está programado para ejecutarse automáticamente todos los días a las 12 p.m., lo que agiliza las operaciones y reduce el esfuerzo manual y, al mismo tiempo, mantiene la precisión de los datos en todas las plataformas.

Impelsys Inc., fundada en 2001 y con sede en Nueva York, es líder mundial en soluciones de transformación digital. Con oficinas en India y Europa (Portugal y los Países Bajos), la empresa se dedica a difundir el conocimiento a través de tecnología innovadora. Impelsys se especializa en productos y plataformas, servicios de tecnología empresarial y servicios de aprendizaje y contenido, y utiliza tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial, el aprendizaje automático, la nube, el análisis y otras soluciones emergentes.

Como organización certificada de nivel 3 de CMMi con una fuerza laboral de más de 1000 empleados y centros de entrega en todo el mundo, Impelsys combina experiencia e innovación para impulsar soluciones impactantes para sus clientes. La empresa se compromete a ofrecer excelencia, permitiendo a las empresas adaptarse a la era digital y, al mismo tiempo, fomentar un enfoque orientado a un propósito para crear un mundo mejor y más informado.